Audyty Bezpieczeństwa w Radiologii: Praktyczny Przewodnik dla Kierowników Pracowni

Audyty bezpieczeństwa w radiologii dotyczą wkrótce każdej pracowni w Polsce. Obecnie lista procedur wzorcowych jest już niemal gotowa do opublikowania przez Ministerstwo Zdrowia. Każda z 15 tysięcy pracowni rentgenowskich działających aktualnie w naszym kraju ma być kontrolowana raz na 4 lata, a warto pamiętać, że około połowa aparatów rentgenowskich w Polsce działa w gabinetach stomatologicznych.

Czym właściwie są audyty bezpieczeństwa i jak się do nich przygotować? Audyty to proces oceny, który ma ogromne zadanie do wykonania i nie może być obarczony buchalterią. Dzięki optymalnemu przygotowaniu pacjenci będą właściwie zbadani przy rozsądnie niskiej dawce. Warto również wiedzieć, że koszty przeprowadzania klinicznych audytów zewnętrznych ponoszą zakłady opieki zdrowotnej, dlatego warto przeprowadzać również audyty wewnętrzne, aby być dobrze przygotowanym.

W tym praktycznym przewodniku dowiesz się, jak skutecznie przygotować swoją pracownię do audytu bezpieczeństwa w 2025 roku, jakie dokumenty przygotować oraz jak uniknąć najczęstszych błędów. Przedstawimy krok po kroku proces audytu RTG oraz wskazówki, które pomogą Ci spełnić wszystkie wymagania prawne.

Czym są audyty bezpieczeństwa w radiologii?

Systematyczny przegląd medycznych procedur radiologicznych to podstawa audytów bezpieczeństwa w radiologii. Audyt kliniczny w pracowni RTG stanowi kompleksową analizę, której głównym celem jest poprawa jakości świadczeń zdrowotnych poprzez porównanie stosowanych praktyk z uznanymi standardami.

Definicja i cel audytu klinicznego

Audyt kliniczny to proces oceny jakości, nastawiony przede wszystkim na poprawę opieki nad pacjentem. Jest to systematyczna kontrola, która analizuje procedury radiologiczne oraz ich wyniki, aby w razie potrzeby wprowadzić modyfikacje lub nowe standardy. Według brytyjskiego Narodowego Instytutu Zdrowia i Doskonałości Klinicznej (NICE), audyt kliniczny definiuje się jako „proces poprawy jakości, którego celem jest poprawa opieki nad pacjentem oraz jej efektów poprzez systematyczne kontrolowanie tej opieki w oparciu o konkretne kryteria oraz wprowadzanie zmian”.

Główną misją audytu jest weryfikacja zgodności działania pracowni RTG z zasadami „dobrej praktyki” medycznej. Dzięki temu uzyskujemy:

• Optymalizację wykonywania procedur radiologicznych
• Poprawę bezpieczeństwa pacjentów
• Zwiększenie efektywności świadczonych usług

Różnice między audytem a kontrolą

Audyt wewnętrzny pełni rolę doradczą i weryfikującą, natomiast kontrola koncentruje się na ocenie faktycznego stanu działań. Istotne różnice obejmują:

Audyt wewnętrzny skupia się na definiowaniu przyczyn nieprawidłowości i wskazaniu konkretnych elementów do poprawy. W przeciwieństwie do kontroli, audyt nie polega na ocenie zgodności systemu zarządzania jakością z normą (np. ISO 9001), ale na ocenie czy wdrożony system zarządzania jakości pozwala jednostce realizować ustalone cele kliniczne.

Podstawy prawne i obowiązki pracowni

Obowiązek wdrożenia systemu zarządzania jakością w rentgenodiagnostyce wynika z zapisów art. 33c ust. 7 Ustawy Prawo Atomowe. Zgodnie z tymi przepisami, każda pracownia RTG zobowiązana jest do:

Przeprowadzania audytu klinicznego wewnętrznego nie rzadziej niż raz na rok. Dodatkowo, audyt należy wykonać na pisemne polecenie kierownika jednostki ochrony zdrowia lub w radiologii zabiegowej po incydencie prowadzącym do uszkodzenia skóry.

Kierownik jednostki ochrony zdrowia odpowiada za wdrożenie, utrzymanie i udoskonalanie systemu zarządzania jakością. Jest także zobowiązany do niezwłocznego usunięcia wszelkich nieprawidłowości stwierdzonych podczas audytu oraz wprowadzenia zalecanych zmian.

Jak przebiega audyt RTG w praktyce?

Przygotowanie do audytu bezpieczeństwa wymaga zrozumienia całego procesu. Przyjrzyjmy się krok po kroku, jak wygląda audyt RTG w praktyce, co pozwoli Ci lepiej przygotować swoją placówkę.

Etapy audytu zewnętrznego

Audyt zewnętrzny rozpoczyna się od przesłania pisma do jednostki audytowanej z prośbą o przesłanie danych administracyjnych. Informacje te obejmują dane osoby odpowiedzialnej za system zapewnienia jakości, sposób opisywania badań RTG oraz wykaz procedur i personelu. Na podstawie tych informacji zespół audytorski wybiera próbkę dokumentów do szczegółowej analizy, np. dokumentację 3., 16. i 27. zdjęcia pantomograficznego wykonanego w wybranym miesiącu.

W trakcie audytu zespół może dokonywać bieżącej obserwacji realizacji procedur roboczych. Następnie audytorzy oceniają zgodność działania pracowni z zasadami „dobrej praktyki” medycznej, porównując procedury z uznanymi standardami.

Kto przeprowadza audyt i jak często

Kliniczny audyt wewnętrzny pracowni RTG  przeprowadza się co najmniej raz na rok, a także doraźnie w razie potrzeby, na pisemne polecenie kierownika jednostki ochrony zdrowia. W przypadku radiologii zabiegowej audyt przeprowadza się dodatkowo po każdym incydencie prowadzącym do popromiennego uszkodzenia skóry.

Audyt zewnętrzny wykonuje zespół powołany przez Komisję ds. Procedur Wzorcowych i Audytu Klinicznego Zewnętrznego, na wniosek konsultanta wojewódzkiego. W jego skład wchodzą co najmniej: lekarz specjalista z radiologii – diagnostyki obrazowej, technik elektroradiologii oraz fizyk medyczny lub inżynier medyczny. Warto wiedzieć, że każda pracownia rentgenowska powinna być kontrolowana raz na 4 lata.

Wymagana dokumentacja i formularze

Do przeprowadzenia audytu niezbędne są:

• Procedury szczegółowe i robocze
• Wyniki testów specjalistycznych i podstawowych
• Dokumentacja medyczna badań
• Dane dotyczące liczby ekspozycji w rozbiciu na płeć i wiek pacjentów

Krajowe Centrum Ochrony Radiologicznej udostępnia wzór raportu z audytu, rekomendowany przez Konsultanta krajowego w dziedzinie radiologii i diagnostyki obrazowej. Wzór ten można znaleźć na stronie KCOR.

Ocena punktowa i raport końcowy

Zespół audytorski ocenia dokumenty przydzielając im wartości punktowe według standardowego formularza, gdzie 1 punkt oznacza spełnienie kryterium, a 0 punktów jego niespełnienie. Następnie w terminie 14 dni od zakończenia audytu zespół przekazuje kierownikowi jednostki raport z przeprowadzonego audytu.

Kopię raportu z audytu wewnętrznego kierownik jednostki przekazuje właściwej komisji procedur i audytów. Raport z audytu zewnętrznego jest przekazywany również wojewódzkiemu konsultantowi w dziedzinie radiologii oraz właściwemu państwowemu wojewódzkiemu inspektorowi sanitarnemu.

Za wykonanie zaleceń wynikających z audytu odpowiada kierownik audytowanej jednostki. Stwierdzenie niewykonania zaleceń może skutkować czasowym lub trwałym cofnięciem zgody na świadczenie usług z użyciem promieniowania jonizującego.

Najczęstsze błędy i niezgodności w audytach

Analiza wyników audytów bezpieczeństwa w radiologii wskazuje na powtarzające się problemy w wielu placówkach. Znajomość typowych uchybień pozwala lepiej przygotować się do kontroli i zapewnić pacjentom najwyższy poziom bezpieczeństwa.

Nieaktualne lub niekompletne procedury

Jednym z najczęstszych problemów wykrywanych podczas audytów jest stosowanie nieaktualnych procedur radiologicznych. W 2015 roku minister zdrowia opublikował wykaz standardowych procedur radiologicznych obejmujący 670 procedur na ponad 3200 stronach. Jednak wiele placówek wciąż nie wdrożyło tych standardów.

Procedury wymagają aktualizacji i dostosowania do obecnych realiów, a w wykazie brakuje niektórych procedur, szczególnie z zakresu radiologii zabiegowej. Ponadto opóźnienia w opracowaniu nowych procedur spowodowały przesunięcie terminu ich wdrożenia do końca 2025 roku.

Brak analizy dawek i testów eksploatacyjnych

Podczas audytów często stwierdza się brak analizy zdjęć odrzuconych oraz nieprawidłowe monitorowanie dawek promieniowania. Wewnętrzny audyt kliniczny powinien obejmować:

• Analizę zabiegów, w których pojawiły się nieoczekiwane objawy kliniczne
• Sprawdzenie wartości dawek na skórę otrzymywanych przez pacjentów
• Weryfikację częstotliwości wykonywania testów specjalistycznych i podstawowych

Niewystarczająca dokumentacja medyczna

Dokumentacja medyczna stanowi jeden z najważniejszych dowodów w sprawach sądowych o błędy medyczne. Najczęstsze błędy w dokumentacji to:

• Niekompletne opisy wyników badań
• Nieprawidłowe postępowanie z dokumentacją
• Brak zgód na określone usługi
• Niewłaściwe procedury dotyczące ochrony danych osobowych (RODO)

Kierownik jednostki ochrony zdrowia odpowiada za niezwłoczne usunięcie wszelkich nieprawidłowości stwierdzonych podczas audytu. Audyty nie są kontrolą, a jedynie służą potwierdzeniu funkcjonowania Programu Zapewnienia Jakości, dlatego warto potraktować je jako szansę na doskonalenie procesów diagnostyczno-terapeutycznych.

Jak przygotować pracownię do audytu w 2025 roku

Skuteczne przygotowanie placówki do audytów bezpieczeństwa w 2025 roku wymaga kompleksowego podejścia i zaangażowania całego zespołu. Opracuj strategię, która zapewni pełną zgodność z nowymi przepisami.

Zgodność z procedurami wzorcowymi

Po opublikowaniu procedur wzorcowych przez Ministerstwo Zdrowia, każda pracownia rentgenowska będzie miała obowiązek przygotowania swoich procedur roboczych zgodnie z nimi. Przeanalizuj swoją dokumentację techniczną lub skontaktuj się z dostawcą RTG – wielu z nich posiada kompletne dane dotyczące dawek i parametrów pracy. Pamiętaj, że dane o liczbie ekspozycji w rozbiciu na płeć i wiek placówka musi wytworzyć samodzielnie.

Szkolenie personelu i przypisanie ról

W przygotowaniach do audytu kluczowe jest jasne określenie ról i odpowiedzialności. Kierownik jednostki organizacyjnej jest odpowiedzialny za wdrożenie systemu zapewnienia jakości. Wyznacz Pełnomocnika ds. Systemu Jakości, który będzie koordynował przygotowania.

Wdrożenie systemu zapewnienia jakości

System zarządzania jakością w radiologii jest obligatoryjny i wynika z zapisów Ustawy Prawo Atomowe. Obejmuje on:

• Procedury nadzoru nad dokumentacją
• Instrukcje obsługi urządzeń
• Procedury testów eksploatacyjnych
• Zasady prowadzenia analizy wyników

Regularne audyty wewnętrzne

Przeprowadzaj audyty wewnętrzne nie rzadziej niż raz w roku. Zespół audytorski powinien składać się z co najmniej dwóch osób o różnych specjalnościach. Raport z audytu przekaż kierownikowi jednostki w ciągu 14 dni od zakończenia kontroli. Wykorzystaj wzór raportu rekomendowany przez Konsultanta krajowego w dziedzinie radiologii.

Wnioski

Audyty bezpieczeństwa w radiologii stanowią nieodłączny element funkcjonowania każdej pracowni RTG w Polsce. Przede wszystkim należy pamiętać, że audyty nie są formą kontroli, lecz narzędziem doskonalenia jakości świadczonych usług. Dzięki systematycznemu podejściu do procesu przygotowania możesz znacząco zwiększyć bezpieczeństwo pacjentów oraz podnieść standard prowadzonej diagnostyki.

Regularne przeprowadzanie audytów wewnętrznych pomoże Twojej placówce uniknąć typowych błędów wykrywanych podczas kontroli zewnętrznych. Warto zatem traktować je jako szansę na udoskonalenie procedur, a nie jako nieprzyjemny obowiązek. Pamiętaj, że odpowiednio przygotowana dokumentacja, aktualne procedury robocze oraz właściwe monitorowanie dawek promieniowania stanowią fundament pozytywnego wyniku audytu.

Niewątpliwie kluczową rolę odgrywa również zaangażowanie całego zespołu. Upewnij się, że Twój personel rozumie wagę przestrzegania procedur oraz posiada niezbędną wiedzę na temat standardów bezpieczeństwa. Odpowiednie szkolenia oraz jasne przydzielenie obowiązków znacząco ułatwią przygotowania do audytu zewnętrznego.

Rok 2025 przyniesie nowe wyzwania związane z wdrożeniem zaktualizowanych procedur wzorcowych. Jednakże właściwe przygotowanie i zrozumienie procesu audytu pozwoli Twojej pracowni nie tylko spełnić wymagania prawne, ale również zapewnić pacjentom najwyższy poziom bezpieczeństwa. Ostatecznie właściwie przeprowadzony audyt to nie tylko formalność, lecz także gwarancja jakości świadczonych usług radiologicznych oraz ochrona zdrowia pacjentów.